「문서 및 기록물 관리 규정」
제 1 장 총 칙
제1조(목적) 이 규정은 울산대학교(이하 “본교”라 한다) 문서 및 기록물 관리에 관한 사항을 규정함으로써 투명하고 책임 있는 행정을 구현함을 목적으로 한다.
제2조(적용범위) 본교의 모든 문서 및 기록물의 관리에 관하여는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다. 다만, 부속병원의 문서관리에 관한 사항은 따로 정한다.<개정 2017. 3. 1.>
제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. “문서”라 함은 본교의 각 부서 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서 및 본교가 접수한 모든 문서를 말한다.
2. “기록물”과 관련된 용어의 정의 및 범위는 대학기록물관리규정 제2조에 규정된 내용에 의한다.<개정 2021. 1. 1.>
3. “결재권자”라 함은 총장 및 본교의 위임전결 규정에 의하여 총장으로부터 결재권을 위임받은 자를 말한다.
4. “단위과제”라 함은 업무부서가 수행하는 업무기능을 유사성, 독자성 등을 고려하여 영역별, 절차별 세분화한 업무를 말한다.
5. “누년 일련번호”라 함은 연도구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호를 말한다.
6. “학년도별 일련번호”라 함은 학년도별로 구분하여 매 학년도 새로 시작하는 일련번호로서 학년도 표시가 없는 번호를 말한다.(예:총무 제18호)
7. “학년도 표시 일련번호”라 함은 학년도 표시와 학년도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다.(예 : 제99-18호)
8. “문서관리부서”라 함은 교내‧외의 문서의 수발사무 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서로 총무인사팀를 말하며, “기록물관리부서”라 함은 본교 기록물 관리에 대한 제반 업무의 총괄 및 기록물의 보존 및 관리를 주관하는 부서로 대학기록자료실을 말한다.<개정 2010. 6. 1. 2015. 3. 1. 2021. 1. 1.>
9. “업무처리부서”라 함은 문서 및 기록물의 처리를 주관하는 주무 부서를 말한다.
10. “보관”이라 함은 문서의 처리 완결 후부터 보존되기 전까지의 관리를 말한다.
11. “보존”이라 함은 보관이 끝난 문서를 소정의 기간에 따라 관리하는 것을 말한다.
12. “이관”이라 함은 보관중인 문서 및 기록물을 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 대학기록자료실에 인계하는 것을 말한다.<개정 2021. 1. 1.>
13. “서명”이라 함은 문서를 기안자‧검토자‧협조자‧결재권자 또는 발신명의인이 문서(전자문서를 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 한글로 표시하는 것을 말한다.
14. “전자문자서명”이라 함은 기안자‧검토자‧협조자‧결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.
15. “전자이미지직인”이라 함은 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다.
16. “전자문서시스템”이라 함은 행정정보를 생산‧수집‧가공‧저장‧검색‧제공‧통신‧수신 및 활용하기 위한 하드웨어‧소프트웨어‧데이터베이스와 처리절차 등을 통합한 시스템을 말한다.
제 2 장 문서관리
제4조(문서의 종류) 문서는 다음과 같이 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서 및 일반문서로 나눈다.
1. 법규문서는 정관, 학칙 및 제 규정 등의 문서를 말하며 조문형식에 의하여 작성하고 누년 일련번호를 사용한다.
2. 지시문서는 지시, 예규, 내규 등과 일일명령(일직, 숙직, 출장, 특근, 휴가 등)에 관한 문서를 말하며 학년도별 일련번호를 사용한다.
3. 공고문서는 공고 또는 고시 등 일정한 사항을 알리기 위한 문서를 말하며 학년도 표시 일련번호를 사용한다.
4. 비치문서는 비치대장, 비치카드 등 일정사항을 기록하여 내부에 비치하면서 활용하는 문서를 말한다.
5. 민원문서는 민원인이 본 대학에 대하여 허가‧인가‧제증명 발급‧처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.
6. 일반 문서는 전 각 항에 속하지 아니하는 모든 문서를 말하며 학년도별 일련번호를 사용한다.
제5조(문서의 성립 및 효력발생) ① 모든 문서는 다른 규정에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 당해 문서의 결재권자가 결재함으로써 성립한다.
② 문서는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 수신자에게 도달됨으로써 그 효력을 발생한다.
제6조(서식화) 문서는 이 규정에서 정한 서식에 의함을 원칙으로 한다.
제7조(문서작성의 일반원칙) ① 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글 맞춤법에 따라 가로로 쓰는 것을 원칙으로 한다.
② 문서에 쓰는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자로 한다.
③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되, 년, 월, 일의 글자는 생략하고 온점(.)을 찍어 표시하며, 시‧분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시․분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분하여 씀을 원칙으로 한다.
④ 문서에 쓰이는 용지의 색상은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.
⑤ 문서에 쓰이는 글자의 색상은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의 환기 등 특별한 표시가 필요한때에는 다른 색상으로 할 수 있다.
⑥ 문서규격은 학적부, 도면, 통계표, 증명서류, 기타 특정한 용도의 문서를 제외하고는 A4용지(가로210밀리미터 세로297밀리미터)를 사용함을 원칙으로 한다.
⑦ 문서는 용지의 위로부터 30밀리미터, 왼쪽으로부터 20밀리미터, 오른쪽 및 아래로부터 각각 15밀리미터의 여백을 두어야한다.
제8조(문서의 구성) ① 문서의 구성은 다음과 같이 두문, 본문, 결문으로 구성한다.
1. 두문은 발신기관명, 수신자로 한다.
2. 본문은 제목, 내용 및 첨부로 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 제목 및 내용으로 할 수 있다.
3. 결문은 발신명의, 기안자‧검토자‧협조자‧결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문자서명을 포함한다), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 본 대학의 우편번호‧주소‧홈페이지주소‧전화번호‧모사전송번호, 기안자의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.
② 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자 란을 설치하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다.
제9조(문서의 수정) 문서의 일부분을 삭제 또는 수정하는 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 당해 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제 또는 수정하고 삭제 또는 수정한 자가 그곳에 서명하여야 하며, 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명하여야 한다. 다만, 계산서, 통계표, 도표 등의 수정은 서명 또는 날인할 수 있으며, 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 일정한 자수를 표시하고 직인을 찍어야 한다.
제10조(면표시) ① 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서가 2장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 아래 중앙에 전체 면의 수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기입하여야 한다.
② 첨부물의 면표시는 각 첨부물 별로 따로 하되, 전체 면의 수는 생략할 수 있다.
제11조(문서번호) 문서번호는 부서 기호와 문서등록번호로 하며 부서기호는 과 및 부속‧부설기관 단위로 하고, 문서등록번호는 학년도별 일련번호로 한다.
제12조(항목구분) 문서의 내용은 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 때에는 다음 구분에 의하여 표시하여야 한다.
1. 첫째항목 : 1., 2., 3.,---
2. 둘째항목 : 가., 나., 다.,---
3. 셋째항목 : 1), 2), 3), ---
4. 넷째항목 : 가), 나), 다),---
5. 다섯째항목 : (1), (2), (3), ---
6. 여섯째항목 : (가), (나), (다), ---
7. 일곱째항목 : ①, ②, ③, ---
8. 여덟째항목 : ㉮, ㉯, ㉰, ---
제13조(끝표시) ① 문서의 본문이 끝나면 한 자를 띄우고 “끝.”표시를 하며, 첨부물이 있을 때에는 첨부의 표시문 끝에 한 자 띄우고 “끝.”표시를 하여야 한다.
② 본문의 내용이나 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 “끝.”표시를 하여야 한다.
③ 연명부 등의 서식을 작성할 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 오른쪽 끝에 “끝.”표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재 사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 “끝.” 표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막자의 다음 칸에 “이하 빈칸”표시를 하여야 한다.
제14조(발신명의) 외부로 발송하는 문서는 총장의 명의로 발신한다. 다만, 각 부서의 장이 전결 처리하는 문서는 결재권자의 명의로 발송할 수 있다.
제15조(기안) ① 문서의 기안은 담당자가 전자문서로 함을 원칙으로 한다. 다만, 업무의 성격, 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.
② 기안문서는 별지서식 제1호, 별지서식 제2호(전자문서에 한한다. 이하 같다) 또는 별지서식 제3호(내부결재문서에 한한다. 이하 같다)에 의한다. 다만, 관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.
③ 2인 이상의 부서장 결재를 요하는 문서의 기안은 그 문서를 직접 주관하는 부서에서 기안하여 결재권자의 결재를 받은 후 관계부서장의 협조를 받아 시행한다.
④ 기안문에 첨부되는 계산서, 통계표, 도표 등 작성자의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 여백에 작성자가 서명 또는 날인할 수 있다.
제16조(수정기안) 수신한 문서를 수정하여 기안하고자 하는 때에는 수신한 문서와 대조할 수 있도록 다른 색깔의 글자로 수정 또는 기입하는 방법으로 기안하여 결재를 받아 시행할 수 있다.
제17조(일괄기안) 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 각 안을 동시에 일괄하여 기안(전자문서를 포함한다)할 수 있다. 이 경우 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다.
제18조(결재) ① 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다.
② 결재권자는 두 장 이상으로 이루어진 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서를 결재할 때에는 직인으로 기안문에 간인하여야 한다.
③ 총장은 사무내용에 따라 각 부서장으로 하여금 위임 전결하게 할 수 있으며 위임전결에 관한 사항은 별도로 정한다.
④ 결재권자가 출장‧휴가 기타의 사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 결재권자에게 사후 보고하여야 한다.
제19조(최종 결재자의 표시) ① 본 대학 위임전결규정에 의하여 위임된 사항을 전결하는 경우에는 최고결재자의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 서명하여야 한다.
② 본 대학 위임전결규정에 의하여 위임된 사항을 대결하는 경우에는 최고결재자의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결” 표시를 하고 서명하여야 하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 최고결재권자의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 “대결” 표시를 하고 서명하여야 한다.
제20조(문서의 등록) ① 문서등록대장은 별지서식 제6호에 의하며, 문서등록번호는 학년도별 일련번호로 하고, 내부결재 문서인 때에는 문서등록대장의 수신자란에 “내부결재” 표시를 하여야 한다.
② 업무처리부서는 당해부서에서 기안한 모든 문서, 기안문형식 외의 방법으로 작성하여 당해 기관의 장의 결재를 받은 문서 기타 업무처리부서의 장이 중요하다고 인정하는 문서를 제1항의 규정에 의한 문서등록대장에 등록하여야 한다.
제21조(시행문의 작성) ① 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 시행문은 수신자별로 별지서식 제1호 또는 별지서식 제2호에 의하여 작성한다. 다만, 전신 또는 전화로 발신하는 문서에 대하여는 시행문을 작성하지 아니한다.
② 교내 소식 등 학교 홍보물을 통해 공고된 문서에 대해서는 그 시행문의 작성을 생략할 수 있다.
제22조(직인 및 계인 사용) ① 각종 증빙서류에는 직인 및 계인을 사용하고 대외 문서에는 직인을 발신자 명의 끝자가 직인의 중앙에 위치하도록 날인한다. 다만, 일일명령 등 단순업무처리에 관한 지시문서 및 대내 부서간의 단순한 자료요구‧업무연락‧통보 등의 경미한 내용과 동일문서의 부수가 많은 문서기안문 및 시행문은 발신명의표시의 오른쪽에 “직인생략” 또는 “서명생략” 표시를 하여 직인생략을 할 수 있다.
② 대내 문서 중 직인이 없는 직위에 있는 자는 발신자명 위에 서명 또는 발신자 명 끝 자 위에 날인으로 할 수 있다.
③ 문서관리부서는 직인 및 계인 날인 기록부를 비치한다.<개정 2010. 6. 1, 2015. 3. 1>
④ 본교에서 사용되는 각종 직인은 문서관리부서에 반드시 등재하여야 한다. <개정 2015. 3. 1>
⑤ 문서관리부서는 전자이미지 직인을 등록하는 경우에 일반직인의 인영을 전자이미지 관리대장의 해당란에 날인하고, 그 날인된 인영을 전자적인 이미지 형태로 컴퓨터 파일로 등록한 후 이를 출력하여 직인대장의 해당란에 붙여야 한다.(개정 2010. 6. 1)
⑥ 본 규정에 정하지 않은 세부사항은 문서관리부서의 세칙에 따른다. <신설 2015. 3. 1>
제23조(문서의 접수 및 발송) ① 모든 대외문서는 문서관리부서에서 접수함을 원칙으로 한다.<개정 2010. 6. 1, 2015. 3. 1>
② 문서관리부서 이외의 업무처리부서에서 전신이나 전화를 받아서 작성한 문서는 지체 없이 문서관리부서에 인계하여 이를 접수하게 하여야 한다.<개정 2010. 6. 1, 2015. 3. 1>
③ 대외문서와 교내 각부서간에 발신되는 대내문서를 발송할 시에는 업무처리부서에서 문서수발사항을 기록한 후 직접 발송한다. 다만, 대외전자문서는 문서관리부서에서 발송하고 그 문서의 원안은 업무처리부서에서 보관한다. <개정 2015. 3. 1>
④ 당직 근무자가 문서를 받은 때에는 다음날 출근시간 즉시 문서관리부서에 인계하여야 한다. <개정 2015. 3. 1>
제24조(문서의 배부) ① 문서관리부서에서 문서를 접수한때에는 업무처리부서에 이송하여야 한다.<개정 2010. 6. 1, 2015. 3. 1>
② 문서관리부서는 접수한 문서가 2개 이상의 부서에 관련되는 때에는 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 부서에 먼저 이송한다.<개정 2010. 6. 1, 2015. 3. 1>
제25조(문서의 반송) ① 접수한 문서의 형식상에 이상이 있을 때에는 그 내용을 기재하여 반송할 수 있다.
② 문서관리부서로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계 받은 처리 부서는 지체 없이 문서관리부서에 반송하여야 하며 문서관리부서는 당해 문서를 즉시 재분류하되 결재권자가 지정하는 처리 부서로 보내야 한다.<개정 2010. 6. 1, 2015. 3. 1>
제26조(문서수발 사항의 기록) 문서관리부서는 별지서식 제4호의 문서접수대장을, 업무처리부서는 별지서식 제5호의 문서접수대장과 별지서식 제6호의 문서등록대장을 각각 비치하여 문서의 접수와 발송 사항을 기록 유지하여야 한다.<개정 2010. 6. 1, 2015. 3. 1>
제 3 장 기록물 관리
제27조(기록물의 분류) 기록물의 분류는 기록관리기준표에 따르며, 기록관리기준표의 관리항목은 기록물 관련 법령에 근거하여 대학기록자료실이 작성한다.<개정 2021. 1. 1.>
제28조(등록정보) ①기록물의 등록정보는 임의로 수정 또는 삭제되지 않도록 관리하되, 수정하고자 할 때는 수정이력이 남도록 한다.
②기록물은 결재 및 보고가 완료된 즉시 등록하며, 시청각 기록물의 경우 보존대상으로 선정·편집완료 후 등록한다.
제29조(보존기간) ①보존기간은 기록물철 단위로 법령에 근거하여 7종으로 구분하여 책정하되, 보존기간 책정기준은 다음 각 호와 같다.
1. 영구 : 본교의 핵심적인 업무 수행을 증명하거나 설명하는 기록물 중 영구 보존이 필요한 다음 각 목의 기록물
가. 본교의 설립과 변천사를 규명하는데 유용한 기록물
나. 본교 조직의 편제 및 인‧허가에 관한 기록물
다. 학칙 및 제 규정 관련 기록물
라. 중요한 정책기록 중 영구적으로 보존할 필요가 있는 기록물
마. 조직의 구조 및 기능 변화, 권한 및 책임의 변화, 주요직위자의 임용 등에 관한 기록물<개정 2016. 7. 1.>
바. 대규모 건설, 또는 예산이 투입되는 사업에 관한 기록물
사. 중요 대외교류활동에 관한 기록물
아. 대외 발표 및 보고를 위해 작성된 주요한 통계
자. 학적부, 학위수여대장 및 명예학위 관계 기록물
차. 그 밖의 학술연구 자료나 역사자료로서 영구적으로 보존할 필요가 있는 기록물
마. 그 밖의 역사자료로서의 가치는 낮으나 30년 이상 장기보존이 필요하다 인정되는 기록물
2. 준영구 : 본교 구성원이나 조직의 신분, 재산, 권리, 의무를 증빙하는 기록물 중 관리대상 자체가 사망, 폐지, 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존할 필요성이 없는 기록물
가. 30년 이상의 장기보존이 필요한 비치기록물로서 일정기간이 지나면 관리 사유가 소멸되는 기록물
나. 본교 구성원이나 조직의 권리, 신분증명 및 의무부과, 특정대상관리 등을 위하여 행정정보시스템의 데이터셋 및 운영시스템의 구축과 관련된 중요 기록물
다. 감독관청의 법령해석 및 지시에 관한 기록물
라. 30년 이상의 기간 동안 민·형사상 책임 및 시효가 지속되거나, 증명자료로 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물
3. 30년 : 영구·준영구적으로 보존할 필요는 없으나 본교의 설치목적을 구현하기 위하여 주요업무와 관련된 기록물로서 10년 이상 업무에 참고하거나 업무수행을 증명할 필요가 있는 기록물
4. 10년 : 30년 이상 장기간 보존할 필요는 없으나 본교의 주요 업무에 관한 기록물로 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 업무수행을 증명할 필요가 있는 기록물
5. 5년 : 업무처리부서 수준의 주요한 업무와 관련된 기록물로 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물
가. 주요 업무 기록물
나. 기관 유지에 필요한 일반 예산·회계 관련 기록물(10년 이상 보존대상에 해당하는 주요사업은 해당 단위과제에 따른다)
다. 그 밖의 3년 이상 5년 미만 보존할 필요가 있는 기록물
6. 3년 : 업무처리부서 수준의 일반 업무와 관련된 기록물로 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물
가. 일반 업무 기록물
나. 각종 증명서 발급과 관련된 기록물
다. 업무처리부서 수준의 주간·월간·분기별 업무계획 수립과 관련된 기록물
7. 1년 : 행정적·법적·재정적으로 증명할 가치가 없으며, 역사적으로 보존할 필요가 없는 단순하고 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물
가. 일일명령 등 단순한 업무에 관한 기록물
나. 행정기관 간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보, 조회 등과 관련된 기록물
다. 상급기관(부서)의 요구에 따라 부서의 현황, 업무수행 등을 단순히 보고한 기록물
②기록물의 보존기간의 기산일은 기록물 처리가 완결된 다음 학년도 3월 1일로 한다.
제30조(편철) 기록물 관리의 최하 단위인 기록물철은 단위과제별로 별지서식 제7호 색인목록을 첨부하여 편철하며, 기록의 편철기준은 다음 각 호의 유형별 표준을 적용한다.
1. 활용 중인 일반 문서류는 기록의 생성 순서나 논리적 순서로 편철하며, 표지, 색인목록, 문서 순으로 배열한다. 편철량은 100매 이내로 하는 것을 원칙으로 하되, 그 양이 지나치게 많으면 분철한다. 처리 완결된 문서류는 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정시킨 후 보존상자에 단위과제별로 넣어 관리한다.
2. 카드류의 경우 비치기간 종료까지 편철하지 않고 보관함에 넣어 관리하며, 비치활용이 끝난 후 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리한다. 이때 봉투 맨 위에 색인목록을 놓고 그 순서에 따라 카드를 배열한다. 봉투당 편철양은 30건 이내로 함을 원칙으로 한다.
3. 도면류는 색인목록과 함께 보존봉투당 30건 이내로 편철하여 관리한다. 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀서 관리한다.
4. 사진·필름류는 기록물철 단위로 사진 필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리한다.
5. 유첨물로 되는 인쇄물 또는 책자로서 보관철에 합철하기 곤란할 경우에는 표면에 관계문서의 기관번호, 분류기호, 일자, 제목을 기재하여 별도 보관한다.
제31조(정리) 업무처리부서는 매년 2월말까지 전년도 생산을 완결한 기록물에 대하여 기록물 정리(추가 등록, 등록 정보와 실물 일치 확인, 보존상자 입고)를 실시한다.
제32조(관리책임자) 기록물 관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 부서별로 기록물 관리 책임자를 지정하여 해당 부서의 기록물 관리에 관한 업무를 수행하게 한다.
제33조(이관) 본교의 기록물은 업무처리부서에서 업무참고가 끝난 후 대학기록과 협의하여 별지서식 제8호 이관목록과 함께 대학기록자료실로 이관한다. 단 시청각기록물의 경우, 기산일로부터 5년 이내에 대학기록자료실로 이관한다.<개정 2021. 1. 1.>
제34조(폐지부서의 기록물 관리) 본교 내에서 한시적으로 운영된 부서(기관)가 폐지되고 그 사무를 승계하는 부서가 없을 때에는 폐지되는 부서(기관)의 장은 당해부서(기관)의 기록물을 대학기록자료실로 이관하여 관리한다.<개정 2021. 1. 1.>
제35조(보존장소) 업무처리부서의 비치활용이 종료된 기록물은 대학기록자료실의 선별 평가 후 대학기록자료실 또는 대학기록자료실이 정한 장소에 보존한다.<개정 2021. 1. 1.>
제36조(폐기)<개정 2021. 1. 1.> ① 보존기간이 경과한 기록물을 폐기하고자 하는 때에는 기록법에 따라 대학기록자료실의 평가심의를 반드시 거쳐야 한다.
②대학기록자료실은 업무처리부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야한다.
③기록물의 폐기심사 및 최종처리(보존기간재책정, 폐기, 보류)에 관한 사실은 기록으로 작성하여 영구보존 한다.
제37조(기록물 관리의 표준화) 기록물의 체계적 전문적 관리 및 효율적 활용을 위하여 기록물 관리 표준을 이행하여야야 하며 표준에 관한 세부지침은 대학기록자료실이 정한다.<개정 2021. 1. 1.>
제38조(간행물의 관리) 대학운영 및 업무수행 내역을 편찬한 간행물을 발간한 때에는 발행 후 15일이 경과하기 전까지 당해 간행물 3부를 대학기록자료실로 송부하여 보존·활용되도록 하여야 한다.<개정 2021. 1. 1.>
제39조(비행정기록물의 수집)<개정 2021. 1. 1.> ①비행정기록물의 수집은 대학기록자료실이 담당한다.
②대학 내 자치조직이나 단체의 경우 주기적인 이관을 협약할 수 있으며, 교내행사와 관련된 기록의 경우 업무처리부서는 생산기록물을 대학기록자료실로 제출하여 보존 및 관리되도록 하여야 한다.
제40조(기록물 공개)<개정 2021. 1. 1.> ①업무처리부서 기록물을 대학기록자료실로 이관하고자 하는 때에는 기록물의 공개 여부를 건단위로 재분류하여야 한다. 이때 비공개기록물의 경우 비공개 사유를 함께 제출하여야한다.
②비공개기록물은 보존기간 기산일로부터 30년이 경과하면 모두 공개함을 원칙으로 한다.
③업무처리부서가 비공개 기간의 연장을 요청하는 경우 기록물공개심의회의 심의를 거쳐 기록물을 공개하지 아니할 수 있다. 이 경우 생산부서는 연장시기와 사유를 심의회에 제출하여야 한다.
④기록물의 공개청구접수는 대학기록자료실이 담당하며, 공개청구의 운영과 관련된 사항은 기록으로 작성 유지되어야 한다.
⑤교내 관계 부서에서는 대학기록자료실에 보존중인 문서를 열람, 복사 또는 대출할 수 있다.
제41조(기록물의 공개제한) ①기록정보의 제공은 대학의 구성원은 물론 외부의 이용자에게 공평하게 공개되어야한다.
②단, 개인정보보호법에 의해 보안유지 및 보호조치가 취해져야할 사항은 공개를 제한할 수 있다.
제42조(기록물의 제공 방법) ①기록물의 제공 형태는 이용자가 선택할 수 있되, 열람구역과 대출기간 제한 등 열람 및 대출에 제한을 둘 수 있다.
②기록물의 가공을 통한 서비스 제공은 본교의 여건에 따라 거절할 수 있다.
제43조(비공개기록물의 열람) 비공개기록물에 대하여 열람 청구가 있는 경우 다음 각 호에 한하여 제한적으로 열람할 수 있다.
1. 개인에 관한 정보로 본인 또는 본인의 위임을 받은 대리인이 열람을 청구한 경우
2. 개인 또는 단체가 권리구제를 위하여 열람을 청구한 경우로 당해 기록 외에 관련정보의 확인이 불가능하다고 인정되는 경우
부 칙
1. (시행일) 이 규정은 2010년 4월 1일부터 시행한다.
부 칙
1. (시행일) 이 규정은 2010년 6월 1일부터 시행한다.
부 칙
1. (시행일) 이 규정은 2015년 3월 1일부터 시행한다.
부 칙
1. (시행일) 이 규정은 2016년 7월 1일부터 시행한다.
부 칙
1. (시행일) 이 규정은 2017년 3월 1일부터 시행한다.
부 칙
1. (시행일) 이 규정은 2020년 10월 1일부터 시행한다.
부 칙
1. (시행일) 이 규정은 2020년 10월 1일부터 시행한다.
별지서식 제1호
일반기안문(시행문 겸용, 본문 1매 작성)
울 산 대 학 교
수신자 ( )
(경유)
제 목
울 산 대 학 교 총 장
수신자
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기안자 (직위/직급) 서명 검토자 (직위/직급) 서명 결재권자 (직위/직급) 서명
협조자 (직위/직급) 서명
시 행 (부서명)-문서번호(시행일자) 접수 (부서명)-접수번호(접수일자)
우 680-749 울산광역시 남구 무거2동 산29번지 / www.ulsan.ac.kr
전 화 (052) - FAX (052) - /기안자의 공식 메일주소 /공개/비공개
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< 처리요령 > |
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(이 란은 서식에 포함하지 아니함)
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1. 행정기관명 : 그 문서를 기안한 부서가 속한 행정기관명을 기재한다. 2. 수신자 ( ) : 수신자명 또는 수신자기호를 먼저 쓰고, 이어서 괄호 안에는 처리할 자(보조기관 또는 보좌기관을 말한다)의 직위를 쓰되, 처리할 자의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당과장 등으로 쓰며, 수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우는 두문의 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰고, 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다. 3. (경유) : 경유문서인 경우에 (경유)란에 “이 문서는 경유기관의 장은 ○○○(또는 제1차 경유기관의 장은 ○○○, 제2차 경유기관의 장은 ○○○)이고, 최종 수신기관의 장은 ○○○ 입니다.”라고 표시하고, 경유기관의 장은 제목란에 “경유문서의 이송”이라고 표시하여 순차적으로 이송하여야 한다. 4. 제목 : 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고, 명확하게 기재한다. 5. 발신명의 : 행정기관의 장의 명의를 기재하고, 보조기관 또는 보좌기관 상호간에 발신하는 문서는 그 보조기관 또는 보조기관의 명의를 기재한다. 6. 기안자․검토자․협조자․결재권자의 직위/직급 : 직위가 있는 경우에는 직위를 온전하게 쓰고, 직위가 없는 경우에는 직급을 온전하게 쓴다. 다만, 기관장과 부기관장의 직위는 간략하게 쓴다. 7. 시행 처리부명-일련번호 (시행일자) 접수 처리부명-일련번호 (접수일자) : 처리부명(약칭도 가함)을 기재하고, 일련번호는 연도별 일련번호를 기재하며, 시행일자와 접수일자 란에는 연월일을 각각 온점(.)을 찍어 숫자로 기재한다. 다만, 민원문서인 경우로서 필요한 경우에는 시행일자와 접수일자 란에 시․분까지 기재한다. 8. 우 주 소 : 우편번호를 기재한 다음, 행정기관이 위치한 도로명 및 건물번호 다음에 괄호하여 주소를 기재하고, 사무실이 위치한 층수와 호수를 괄호 안에 기재한다. (예) 우680-749 울산광역시 남구 무거2동 산29번지 9. 홈페이지 주소 : 행정기관의 홈페이지 주소를 기재한다. (예) www.ulsan.ac.kr 10. 전화 ( ) 전송 ( ) : 전화번호와 모사전송번호를 각각 기재하되, ( )안에는 지역번호를 기재한다. 기관 내부문서의 경우는 구내 전화번호를 기재한다. 11. 담당자의 공식 전자우편주소 : 담당자에게 부여한 전자우편주소를 기재한다. 12. 공개구분 : 공개․부분공개․비공개로 구분하여 표시한다. 부분공개․비공개인 경우에는 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제16조의 규정(별표 11)에 의한 공개여부 구분번호를 선택하여 ( )안에 표시한다. 13. 직인생략 등 표시 : 발신명의의 오른쪽에 직인생략 또는 서명생략을 표시한다. 14. 기안자․검토자 및 결재권자 (직위/직급) 서명 : “기안자․검토자 및 결재권자”의 용어는 표시하지 아니하고, 기안자․검토자 및 결재권자의 직위/직급을 쓰고 서명한다. 15. 협조자(직위/직급) 서명 : “협조자”의 용어를 표시한 다음, 이어서 직위/직급을 쓰고 서명한다. 16. 전결 및 서명표시 위치 : 사무관리규정 제16조제2항 및 동규정시행규칙 제19조제1항의 규정에 의하여 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 서명한다. 17. 전결․대결 및 서명표시 위치 : 사무관리규정 제16조제3항 및 동규정시행규칙 제19조제2항의 규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결한 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명한다. 18. 발의자(★)․보고자(◉)의 표시는 직위 또는 직급 앞 또는 위에 한다. 19. “수신자”는 “받는 자”로 사용할 수 있다. |
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별지서식 제2호
일반기안문(시행문 겸용, 본문 2매 이상 작성)
(표제부)
울 산 대 학 교
수신자 ( )
(경유)
제목
본 서식은 표제부입니다.
본문 내용은 본문부(별도화일)를 이용하시기 바랍니다.
본문 내용에 대한 의견이 있는 경우에만 아래에 기재합니다.
1. 의견내용
2. 의견을 표시한 자의 소속, 직위(직급) 및 성명
울 산 대 학 교 총 장
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기안자 (직위/직급) 서명 검토자 (직위/직급) 서명 결재권자 (직위/직급) 서명
협조자 (직위/직급) 서명
시 행 (부서명)-문서번호(시행일자) 접수 (부서명)-접수번호(접수일자)
우 680-749 울산광역시 남구 무거2동 산29번지 / www.ulsan.ac.kr
전 화 (052) - FAX (052) - /기안자의 공식 메일주소 /공개/비공개
별지서식 제3호
간이기안문(내부결재)
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등록번호 |
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등록일자 |
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결재일자 |
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협조자 |
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(제 목) |
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※ 필요한 경우 보고근거 및 보고내용을 요약하여 기재할 수 있음. |
(업무처리부서)
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< 처리요령 > |
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(이 란은 서식에 포함하지 아니함)
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1. 이 서식은 보고서․계획서․검토서 등 내부적으로 결재하는 문서에 한하여 사용하며, 시행문으로 변환하여 사용할 수 없다. 2. 등록번호란 : 처리부 기관코드(처리부명을 말한다)와 연도별 일련번호를 기재한다. 3. 공개구분란 : 공개, 부분공개, 비공개로 구분하여 표시한다. 부분공개, 비공개인 경우에는 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제16조의 규정(별표 11)에 의한 공개여부 구분번호를 선택하여 ( )안에 표시한다. 4. 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위/직급 : 직위가 있는 경우에는 직위를 온전하게 쓰고, 직위가 없는 경우에는 직급을 온전하게 쓴다. 다만, 기관장과 부기관장의 직위는 간략하게 쓴다. 5. 발의자(★), 보고자(◉)표시 : 해당 직위 또는 직급의 앞 또는 위에 한다. 6. 전결 및 서명표시 위치 : 사무관리규정 제16조제2항 및 동규정시행규칙 제19조제1항의 규정에 의하여 결재권이 위임된 사항을 전결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 서명한다. 7. 전결․대결 및 서명표시 위치 : 사무관리규정 제16조제3항 및 동규정시행규칙 제19조제2항의 규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결한 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명한다. 8. 보조기관 또는 보좌기관의 전결사항이 아닌 결재사항인 경우에는 검토자는 해당란에 서명을 하고, 보조기관 또는 보좌기관은 그 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓰고, 해당란에 서명한다. 9. 크기 및 결재란 수는 조정하여 사용할 수 있다.
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별지서식 제4호
문 서 접 수 대 장
(문서과용)
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일련 번호 |
접수 일자 |
발신기관명 |
문서 번호 |
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처리과 |
인수자 |
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297mm × 210mm
별지서식 제5호
문 서 접 수 대 장
(처리과용)
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일련 번호 |
접수 일자 |
발신 |
문서번호 |
제 목 |
인수자 서명 |
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297mm × 210mm
별지서식 제6호
문 서 등 록 대 장
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등록 번호 |
결재 일자 |
분류 번호 |
제 목 |
시 행 |
비 고 |
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일자 |
수신자 |
방법 |
문서과 확인 |
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297mm × 210mm
별지서식 제7호
색 인 목 록
1. 일반문서류
기록물철 제목
분류번호 : (생산연도 : )
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일련번호 |
일 자 |
등록번호 |
제 목 |
보낸 기관 |
받은 기관 |
쪽표시 |
전자문서 여 부 |
비 고 |
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2. 도면․카드류
도면․카드 종류명
분류번호 : (생산연도 : )
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일 련 번 호 |
등록번호 |
제 목 |
쪽표시 |
전자문서 여 부 |
비 고 |
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3. 시청각기록물(사진․필름류)
기록물철 제목
분류번호 : (생산연도 : )
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일 련 번 호 |
등록번호 |
제 목 |
사진 설명 |
사진 형태 |
비 고 |
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4. 시청각기록물(오디오․영화․비디오류)
기록물철 제목
분류번호 : (생산연도 : )
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일 련 번 호 |
등록번호 |
제 목 |
내 용 요 약 |
비 고 |
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별지서식 제8호
이 관 목 록
1. 기록물철단위로 이관하는 기록물
기관명(처리과기관코드) : 인계자 직급 및 성명 :
이 관 연 도 : 인수자 직급 및 성명 :
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기록물철 분류번호 |
기록물철 제 목 |
수 량 |
기록물형태 |
비 고 |
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건 수 |
쪽 수* |
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2. 개별관리기록물(건)단위로 이관하는 기록물
기관명(처리과기관코드) : 인계자 직급 및 성명 :
이 관 연 도 : 인수자 직급 및 성명 :
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등록 번호 |
제 목 |
기록물 형 태 |
쪽수* |
기록물철 분류번호 |
공개구분 |
공개제한 쪽표시 |
비 고 |
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* 종이기록물의 경우에만 기재