「울산대학교 대학기록물 관리 규정」
<전면 개정 2021. 1. 1.>
제1조(목적) 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “공공기록법”이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 울산대학교 대학기록자료실의 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
제2조(용어의 정의와 범위) ① 기록물이라 함은 울산대학교의 연구 및 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 유․무형의 모든 정보자료를 말한다.
② 기능별 기록물의 범위는 다음 각 호와 같다.
1. 행정 기록물
가. 교내 각 부서의 행정문서
나. 교내 각 부서에서 발간하는 모든 정기 또는 부정기 간행물
2. 학술 기록물
가. 교내 각종 행사, 교육 및 학술활동(학생활동 포함) 관련의 기록정보 및 성과물
3. 기타 기록물
가. 교직원 및 학생의 논문, 저작물 및 개인에 관련된 자료
나. 중앙도서관장이 보존가치를 인정한 울산대학교 교사(校史)와 관련된 모든 정보자료
③ 매체별(또는 형태별) 기록물의 범위는 다음 각 호와 같다.
1. 문서류(서식류, 카드류 및 도면류 포함)
2. 책자류
3. 팸플릿 및 유인물, 안내장, 순서지
4. 시청각자료
가. 사진 및 필름 : 컬러·흑백, 마이크로필름
나. 테이프 및 디스크류
5. 기념·박물류
가. 각종 기념품 및 휘장(선물류 포함)
나. 교기, 학사복 등 대학 관련 사료
6. 전자자료
가. 자기매체 : 자기 디스크, 자기 테이프
나. 광 매체 : 광 디스크, 광 테이프
다. 전자매체에 수록된 자료로서 각 형태별 자료의 전자형태 자료 포함
④ “기록물관리”라 함은 기록물의 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반활동을 말한다.
⑤ “기록물관리시스템”이라 함은 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조(인력)
① 기록관 업무의 효율적 수행을 위하여, 공공기록법이 정하는 규정에 따라 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)을 두며, 업무보조 인원을 둘 수 있다.
② 기록물의 조사와 기록물관리의 연구 및 교육을 위하여 연구원을 둘 수 있다.
제4조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록물의 안전한 보존․관리를 위하여 필요한 보존시설․장비 및 환경이 구축되어야 한다.
② 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.
제5조(기록물평가심의회) ① 보존중인 기록물의 평가 및 폐기를 위하여 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 구성․운영한다.
② 심의회는 위원장을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성하고, 위원장은 중앙도서관장이 된다.
③ 위원은 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 본교 교직원과 2명 이상의 외부위원으로 구성하고, 위원장의 추천으로 총장이 임명․위촉한다.
④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기
2. 문서 및 기록물 관리규정 제36조에 의한 기록물 폐기
3. 그 밖에 보존기록물 평가제도 운영과 관련하여 위원장이 요청한 사항
⑤ 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.
⑥ 심의회의 회의는 위원장이 소집하며, 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
⑦ 심의회의 위원장 및 위원은 기록물 평가와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 누설하여서는 안 된다.
⑧ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 기록물관리부서 담당자로 한다.
⑨ 외부위원이 심의회에 출석한 때에는 예산의 범위 안에서 수당을 지급할 수 있다.
제6조(대학기록관리 운영위원회) ① 대학기록자료실의 운영 및 기록물 관리에 관한 중요 사항을 심의하기 위하여 대학기록관리 운영위원회(이하 “위원회”라 한다)를 둔다.
② 위원장은 중앙도서관장이 되며, 위원은 도서관운영위원회 위원이 겸한다.
③ 위원회는 울산대학교 기록물 관리와 관련된 제반 정책 수립에 관한 사항, 대학기록자료실 운영의 기본계획에 관한 사항, 제 규정의 제정 및 개폐에 관한 사항, 대학기록자료실 예산 및 결산에 관한 사항을 심의한다.
④ 위원회의 회의는 위원장이 소집하며, 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
제7조(운영세칙) 본 규정의 시행에 필요한 세부사항은 운영위원회의 심의를 거쳐 중앙도서관장이 따로 정한다.
부 칙
1. (시행일) 이 규정은 2009년 7월 1일부터 시행한다.
부 칙
1. (시행일) 이 규정은 2011년 6월 1일부터 시행한다.
부 칙
1. (시행일) 이 규정은 2017년 7월 1일부터 시행한다.
부 칙
1. (시행일) 이 규정은 2020년 9월 1일부터 시행한다.
부 칙
1. (시행일) 이 규정은 2020년 10월 1일부터 시행한다.
부 칙
1. (시행일) 이 규정은 2021년 1월 1일부터 시행한다.